H7 — Ondersteuning
ISO/IEC 42001:2023 §7 | Harborn AI-managementsysteem
7.1 Competentieprofiel AI Officer
De AI Officer beschikt over aantoonbare competenties op de volgende gebieden:
| Competentie | Vereist niveau | Hoe aan te tonen |
|---|---|---|
| AI-technologie basiskennis | Begrijpt wat AI-systemen zijn, hoe ze werken en wat hun beperkingen zijn | Opleiding, certificering (bijv. Microsoft AI Fundamentals) of ervaring |
| ISO 42001 kennis | Begrijpt de structuur en vereisten van de standaard | ISO 42001 introductietraining of zelfstudie |
| EU AI Act kennis | Begrijpt de risicocategorieën en verplichtingen van de AI Act | Wettekst, training of juridisch advies |
| AVG/GDPR basiskennis | Begrijpt hoe privacy raakt aan AI-gebruik | Bestaande GDPR-training of aanvullende opleiding |
| Risicoassessment | Kan risico's identificeren, analyseren en prioriteren | Ervaring met ISO 27001 risicoassessment of equivalente training |
| Organisatorische communicatie | Kan beleid uitleggen aan diverse doelgroepen | Aantoonbaar in functie |
⚠️ Competenties worden aantoonbaar gemaakt en gedocumenteerd nadat de AI Officer is aangesteld.
7.2 AI-bewustwordingsprogramma
Alle Harborn-medewerkers volgen een AI-bewustwordingsprogramma. Het programma is erop gericht dat elke medewerker begrijpt hoe verantwoord AI-gebruik eruitziet en wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn.
7.2.1 Inhoud van het programma
Het programma bestaat uit de volgende modules:
Module 1 — Wat is verantwoord AI-gebruik? - Wat zijn AI-systemen en hoe werken ze? - Waarom heeft Harborn een AI-beleid? - De zes principes uit de AI Management Policy - Voorbeelden van goed en fout AI-gebruik
Module 2 — Welke tools zijn goedgekeurd? - Inzage in de AI-inventaris - Verschil tussen goedgekeurde, voorwaardelijk toegestane en verboden tools - Procedure voor aanvragen van een nieuwe tool
Module 3 — Privacy en AI - Welke informatie mag ik niet invoeren in een AI-tool? - Verschil tussen publieke en enterprise/private AI-omgevingen - Praktijkvoorbeelden: wat doe ik als ik klantdata nodig heb voor een AI-taak?
Module 4 — AI-incidenten melden - Wat is een AI-incident? - Hoe meld ik een incident? (via bestaand incidentkanaal met label AI-incident) - Wat gebeurt er na mijn melding? - Waarom melden belangrijk is (geen blame-cultuur)
7.2.2 Doelgroep en frequentie
| Doelgroep | Programma | Frequentie |
|---|---|---|
| Alle medewerkers | Modules 1, 3 en 4 | Bij onboarding + jaarlijkse opfrissing |
| Medewerkers die regelmatig AI gebruiken | Module 2 aanvullend | Bij onboarding + na update AI-inventaris |
| AI Officer | Volledig programma + verdieping | Bij aanstelling + jaarlijks |
| Managers en teamleads | Alle modules + leidinggevende verantwoordelijkheden | Bij onboarding in rol + jaarlijks |
7.2.3 Registratie en opvolging
De AI Officer registreert wie het bewustwordingsprogramma heeft afgerond. Dit is onderdeel van de KPI-rapportage (zie H9 Evaluatie).
7.3 Documentatie van het AI-managementsysteem
Het AI-managementsysteem wordt gedocumenteerd via de volgende documenten:
| Document | Locatie | Eigenaar | Review |
|---|---|---|---|
| AI Management Policy | beleid.md | AI Officer | Jaarlijks |
| AI-inventaris | registers/ai-inventaris.md | AI Officer | Continu |
| AI-risicoregister | registers/ai-risicoregister.md | AI Officer | Kwartaal |
| Impact assessments | registers/impact-assessments.md | AI Officer | Per tool |
| Procedures H8 | h8/index.md | AI Officer | Jaarlijks |
| KPI-rapportage | h9/index.md | AI Officer | Kwartaal |
7.4 Communicatieplan AI-beleid
| Communicatiemoment | Kanaal | Doelgroep | Verantwoordelijke |
|---|---|---|---|
| Lancering AI-beleid | E-mail van Directie + GMS-site | Alle medewerkers | Directie |
| Onboarding nieuwe medewerker | Onboardingprogramma | Nieuwe medewerker | P&C + AI Officer |
| Jaarlijkse beleidsupdate | E-mail + teamsessie | Alle medewerkers | AI Officer |
| Nieuwe AI-tool goedgekeurd | E-mail / Slack bericht | Betrokken teams | AI Officer |
| Significant AI-incident | Directe communicatie | Betrokken medewerkers + Directie | AI Officer |
| Kwartaalrapportage | Managementoverleg | Directie | AI Officer |