Beleid Klantmiddelen in Bruikleen
Versie: 1.0 Eigenaar: Security Officer Goedgekeurd door: Directie Harborn Datum laatste review: 2025 Reviewfrequentie: Jaarlijks (of eerder bij significante wijzigingen of incidenten)
Doel
Dit beleid definieert de regels voor het omgaan met klant-eigendommen die aan Harborn in bruikleen worden gegeven. Het beleid borgt dat dergelijke activa correct worden gedocumenteerd, toegewezen en traceerbaar zijn.
Scope
Van toepassing op alle medewerkers die klantmiddelen in bruikleen ontvangen, beheren of retourneren.
Beleid
Contract
- Een bruikleenovereenkomst moet worden aangeleverd door de klant;
- Het contract wordt opgeslagen in Simplicate bij het betreffende klantrecord;
- Een verwijzing naar het contract wordt vastgelegd in het activabeheersysteem.
Verantwoordelijkheid
Het beheer van elk klantmiddel in bruikleen is toegewezen aan precies één verantwoordelijke persoon binnen onze organisatie. Deze persoon is verantwoordelijk voor het beheer van het activum, waaronder het zorgen dat de klantovereenkomst is ondertekend en dat alle overeengekomen voorwaarden worden nageleefd.
Retournering
- Klantmiddelen worden geretourneerd aan de klant conform de overeengekomen afspraken in het bruikleencontract;
- Bij retournering wordt de teruggave gedocumenteerd in het activabeheersysteem.
Uitzonderingen
Uitzonderingen op dit beleid dienen te worden goedgekeurd door de Security Officer en de directie, en worden gedocumenteerd in het wijzigingsregister.
Gerelateerde controls
| Control | Toepasselijkheid |
|---|---|
| A.5.9 Inventaris van informatie en overige gerelateerde activa | Klantmiddelen in bruikleen moeten worden geïnventariseerd in het activabeheersysteem. |
| A.5.10 Acceptabel gebruik van informatie en gerelateerde activa | Het contract bepaalt het acceptabele gebruik van de klantmiddelen in bruikleen. |
| A.5.11 Retournering van activa | Activa worden geretourneerd aan de klant conform het overeengekomen contract. |