Informatiebewaarbeleid
Versie: 1.0 Eigenaar: Security Officer Goedgekeurd door: Directie Harborn Datum laatste review: 2025 Reviewfrequentie: Jaarlijks (of eerder bij significante wijzigingen of incidenten)
Doel
Het informatiebewaarbeleid definieert de bewaartermijnen voor alle informatie binnen onze organisatie.
Scope
Van toepassing op alle interne en externe medewerkers.
Beleid
Raadpleeg de onderstaande tabel voor de bewaartermijnen en verwijderingsinstructies voor alle gegevenstypen:
| Gegevenstype | Bewaartermijn | Locatie | Verwijderingsinstructies |
|---|---|---|---|
| Sollicitantgegevens | Standaard 1 maand, max. 1 jaar na sollicitatie, alleen als sollicitant toestemming geeft om in het bestand te blijven | Digitaal in recruitmentsysteem (momenteel Homerun) | Stel bewaartermijn in voor automatische verwijdering |
| Financiële gegevens (facturen, belastinggegevens) | Min. 7 jaar | Digitaal in ERP/EPM en/of andere administratieve systemen | — |
| Personeelsgegevens (loonstroken, contract, ID) | Max. 7 jaar na uitdiensttreding | Digitaal in HR-systeem | Verwijderen |
| Personeelsgegevens (beoordelingsformulieren, etc.) | Max. 1 jaar na uitdiensttreding | Digitaal in dossier | Verwijderen |
| Klantgegevens | Max. 7 jaar na laatste transactie | Digitaal in CRM-systeem | Verwijderen |
| Klantdata | Na beëindiging van het contract; een afspraak over bewaring of overdracht wordt gemaakt | Digitaal op hostingplatform (AWS) | Verwijderen of overdragen |
| Broncode | Onbeperkt | Digitaal in versiebeheersysteem | — |
| Onbeperkt, tenzij het een van de bovengenoemde gegevenstypen bevat | Digitaal op mailserver | Verwijderen conform het betreffende gegevenstype | |
| Camerabeelden (CCTV kantoor) | Max. 60 dagen | Digitaal in cloud | Stel bewaartermijn in voor automatische verwijdering |
Uitzonderingen
Uitzonderingen op dit beleid dienen te worden goedgekeurd door de Security Officer en de directie, en worden gedocumenteerd in het wijzigingsregister.
Gerelateerde controls
| Control | Toepasselijkheid |
|---|---|
| A.5.33 Bescherming van gegevens | Gegevens worden bewaard conform wettelijke vereisten. |
| A.8.10 Verwijdering van informatie | Gegevens worden verwijderd na het verstrijken van de bewaartermijn. |
| A.5.34 Privacy en bescherming van PII | Bewaartermijnen voor PII worden strikt gehandhaafd. |