Leveranciers onboarding
Versie: 1.0 Eigenaar: Security Officer Goedgekeurd door: Directie Harborn Datum laatste review: 2025 Reviewfrequentie: Jaarlijks
Doel
Deze procedure beschrijft het proces voor het onboarden van nieuwe leveranciers bij Harborn. De procedure waarborgt dat alle nieuwe leveranciers op een gestandaardiseerde en veilige manier worden opgenomen in het leveranciersoverzicht, met correcte data-classificatie en naleving van privacy- en beveiligingsvereisten (ISO 27001, AVG).
Toepassingsgebied
Deze procedure is van toepassing op het onboarden van alle nieuwe leveranciers. Alle onboardingverzoeken voor leveranciers moeten worden ingediend via het #supplier-onboarding Slack-kanaal.
Processtappen
1. Informatieclassificatie
Bepaal of de leverancier omgaat met Gevoelige, Vertrouwelijke of Persoonsgebonden informatie (PII):
- Leg de classificatie vast in het Slack-formulier.
- Mogelijke categorieën: Openbaar, Intern, Gevoelig, Vertrouwelijk.
2. Verzoek indienen
Vul het onboarding-formulier in via het #supplier-onboarding Slack-kanaal.
Verplichte velden:
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| Leveranciersnaam en type | Naam en categorie van de leverancier |
| Betrokken systemen/diensten | Welke systemen of diensten worden afgenomen |
| Dataclassificatie | Openbaar / Intern / Gevoelig / Vertrouwelijk |
| Aanvullende opmerkingen | Optioneel |
3. Registratie
De Service Manager voegt de leverancier toe aan het leveranciersoverzicht (Suppliers).
Bij PII-data of hoge Business Impact (BI): - De software/service-eigenaren worden geïnformeerd.
De Service Owner: - Bevestigt de correcte dataclassificatie - Verifieert dat er een Verwerkersovereenkomst (DPA) aanwezig is in Simplicate voor PII-leveranciers - Bevestigt de leverancierscategorie: PII / Hoge BI / Overig
4. Periodieke review
- PII-leveranciers worden elke 6 maanden gereviewed.
- Leveranciers met hoge Business Impact worden jaarlijks formeel geëvalueerd via een reviewsjabloon.
Rollen en verantwoordelijkheden
| Rol | Verantwoordelijkheid |
|---|---|
| Security Officer | Proceseigenaar; bewaakt naleving van deze procedure |
| Service Manager | Voegt leverancier toe aan het leveranciersoverzicht |
| Service Owner | Verifieert classificatie, DPA en leverancierscategorie |
| Medewerker | Dient het onboardingverzoek in via Slack |
Wijzigingslog
| Datum | Sectie | Wijziging | Reden |
|---|---|---|---|
| 20/08/2025 | Algemeen | Slack-gebaseerd onboardingproces aangemaakt | Gestandaardiseerd en vereenvoudigd proces voor alle leveranciers |
| 20/08/2025 | Verzoek indienen | Verplichte Slack-formuliervelden toegevoegd | Zorgt voor ISO/AVG-naleving en traceerbaarheid |
| 20/08/2025 | Registratie | Verantwoordelijkheid Service Manager / Service Owner toegevoegd | Houdt leveranciersgegevens actueel in ISMS |
| 20/08/2025 | Registratie | PII KPI-review elke 6 maanden; formeel High BI-reviewsjabloon | Weerspiegelt het werkelijke evaluatieproces en zorgt voor naleving |