H4 — Context van de organisatie
ISO/IEC 42001:2023 §4 | Harborn AI-managementsysteem
4.1 Organisatorische context voor AI
Harborn is een digitaal transformatiebedrijf dat organisaties begeleidt bij digitale verandering, procesoptimalisatie en technologie-implementatie. Binnen Harborn wordt AI ingezet ter ondersteuning van interne werkprocessen, niet als primair product of dienst richting klanten.
De divisie IA/NewDawn ontwikkelt en implementeert RPA- en AI-automatiseringen voor klanten. Ook deze medewerkers vallen binnen de scope van dit AI-managementsysteem voor zover het hun intern AI-gebruik betreft.
Interne context
| Factor | Beschrijving |
|---|---|
| AI-volwassenheid | Middelmatig tot hoog — medewerkers gebruiken actief diverse AI-tools; bewustwording over risico's is wisselend |
| Beschikbare expertise | Engineering en architectuur hebben hoge AI-kennis; andere afdelingen hebben basiskennis |
| Technische infrastructuur | Microsoft 365-omgeving als primaire werkplek; GitHub Enterprise; Azure-cloud |
| Cultuur | Innovatiegericht; experimenteerdrang; behoefte aan kaders voor verantwoord gebruik |
| AI Officer | Nog niet aangesteld — prioritair actiepunt |
Externe context
| Factor | Beschrijving |
|---|---|
| Snelle AI-ontwikkelingen | Het AI-landschap verandert snel; tools en mogelijkheden wijzigen frequent |
| Leveranciersrisico's | Afhankelijkheid van grote AI-leveranciers (Microsoft, OpenAI, Google); datalocatie en privacybeleid kunnen wijzigen |
| Reputatierisico | Onverantwoord AI-gebruik kan leiden tot reputatieschade bij klanten en partners |
| Marktdruk | Klanten verwachten steeds vaker AI-capable partners; dit vergroot intern gebruik |
| Toezichtsklimaat | Toenemende regulering (EU AI Act, AVG) vereist aantoonbare compliance |
4.2 AI-systemen intern in gebruik
Harborn medewerkers gebruiken diverse AI-systemen in hun dagelijkse werk. De volledige en actuele lijst wordt bijgehouden in de AI-inventaris.
Categorieën van intern gebruikte AI-systemen:
- Generatieve tekstassistenten — voor documentatie, communicatie, samenvatten
- Codeassistenten — voor softwareontwikkeling, debugging, code review
- AI-gestuurde analyse — voor data-analyse, rapportage, business intelligence
- Werkplekautomatisering — voor procesautomatisering, workflow-optimalisatie
- Vergadertools met AI — voor transcriptie, samenvatting, actiepunten
4.3 Relevante wet- en regelgeving
EU AI Act (2024)
De EU AI Act is de eerste bindende Europese wetgeving specifiek voor AI-systemen. De Act hanteert een risicogebaseerde aanpak:
| Risiconiveau | Omschrijving | Relevantie Harborn |
|---|---|---|
| Onaanvaardbaar risico | Verboden AI-toepassingen (bijv. sociale scoring) | Niet van toepassing intern |
| Hoog risico | AI in kritieke sectoren (bijv. HR, infrastructuur) | Beperkt intern van toepassing |
| Beperkt risico | Generatieve AI met transparantieverplichting | Van toepassing op LLM-gebruik |
| Minimaal risico | Spamfilters, aanbevelingssystemen | Breed van toepassing |
Harborn monitort de implementatietijdlijn van de EU AI Act en zorgt dat intern AI-gebruik compliant blijft.
AVG/GDPR
Het intern gebruik van AI raakt de AVG wanneer persoonsgegevens worden verwerkt. Harborn hanteert de regel dat persoonsgegevens nooit worden ingevoerd in niet-goedgekeurde of publieke AI-tools. Voor goedgekeurde AI-tools die persoonsgegevens verwerken, is een verwerkersovereenkomst vereist.
Auteursrecht en intellectueel eigendom
Generatieve AI-tools kunnen output produceren die intellectueel eigendom van derden bevat. Medewerkers zijn zich hiervan bewust en hanteren terughoudendheid bij het publiceren of commercieel gebruiken van volledig AI-gegenereerde content.
4.4 Stakeholders
| Stakeholder | Belang / Verwachting |
|---|---|
| Medewerkers | Duidelijke kaders voor gebruik; training; bescherming bij fouten |
| Directie | Verantwoord AI-gebruik; compliance; reputatiebeheer |
| Klanten | Betrouwbaarheid van AI-output die Harborn inzet bij klantwerk |
| Toezichthouders | AP (Autoriteit Persoonsgegevens), EU-toezichthouders op AI Act |
| Certificerende instelling | Aantoonbare implementatie ISO/IEC 42001:2023 |
| AI-leveranciers | Harborn als klant; verwachte naleving gebruiksvoorwaarden |
4.5 Scope van het AI-managementsysteem
Scope: Het AI-managementsysteem van Harborn heeft betrekking op het intern gebruik van AI-tools en -systemen door alle medewerkers van Harborn en IA/NewDawn, ongeacht locatie of functie.
Buiten scope: AI-producten en -diensten die Harborn ontwikkelt of levert aan klanten. Klantgerichte AI-systemen vallen onder de contractuele en kwaliteitsborging van het ISO 9001-systeem.