H5 — Leiderschap
ISO/IEC 42001:2023 §5 | Harborn AI-managementsysteem
5.1 Directiecommitment aan verantwoord AI
De directie van Harborn erkent dat AI-gebruik fundamentele vragen oproept over verantwoordelijkheid, veiligheid en ethiek. Het directiecommitment aan verantwoord AI omvat:
- Vaststellen van het AI-beleid — de AI Management Policy is vastgesteld door de Directie
- Toewijzen van middelen — budget en tijd voor AI-training, tooling en governance
- Aanstellen van een AI Officer — de hoogste prioriteit voor Fase 1 van de implementatie
- Integratie in de organisatiestrategie — AI-governance als onderdeel van de bredere GMS-strategie
- Voorbeeldgedrag — directie hanteert zelf de principes uit het AI-beleid
De directie rapporteert periodiek over de staat van het AI-managementsysteem, als onderdeel van de managementreview.
5.2 AI Management Policy
Het overkoepelende AI-beleid van Harborn is vastgelegd in de AI Management Policy (beleid.md).
Kernpunten: - Zes principes voor verantwoord AI-gebruik (transparantie, menselijk toezicht, privacy by design, eerlijkheid, veiligheid, compliance) - Acceptable use — wat medewerkers wel en niet mogen - Meldplicht voor AI-incidenten - Jaarlijkse review-cyclus
Het beleid wordt jaarlijks herzien door de AI Officer en vastgesteld door de Directie.
5.3 De AI Officer-rol
⚠️ Status: Nog aan te benoemen. Het aanstellen van een AI Officer is een prioritair actiepunt voor de Directie, uiterlijk einde maand 1 van de ISO 42001-implementatie.
5.3.1 Positie in de organisatie
De AI Officer is een staffunctie die direct rapporteert aan de Directie. De rol kan worden vervuld door een bestaande medewerker in combinatie met een andere functie, of door een dedicated functionaris, afhankelijk van de AI-activiteiten en het risicoprofiel.
Directie
└── AI Officer ──── rapportage & escalatie
├── Security Officer (samenwerking IS-risico's)
├── IT Officer (samenwerking toolbeheer & toegang)
└── Head of Engineering (samenwerking AI in development)
5.3.2 Verantwoordelijkheden
| Verantwoordelijkheid | Beschrijving |
|---|---|
| AI-inventaris | Bijhouden en actualiseren van de AI-inventaris — welke tools zijn goedgekeurd, door wie gebruikt |
| AI-risicoassessment | Uitvoeren en actualiseren van het AI-risicoregister conform §6.1 |
| Beleid | Eigenaar en eerste reviewr van de AI Management Policy |
| Impact assessments | Coördineren en bewaken van AI impact assessments bij nieuwe of gewijzigde AI-systemen |
| Goedkeuring nieuwe tools | Beoordelen en goedkeuren van verzoeken voor nieuwe AI-tools, samen met IT Officer |
| AI-incidenten | Ontvangen, registreren en afhandelen van AI-incidenten; lessen terugkoppelen naar beleid |
| Training & bewustwording | Coördineren van AI-bewustwordingsprogramma voor alle medewerkers (§7) |
| Audit | Voorbereiding en deelname aan interne en externe AI-audits |
| Rapportage aan Directie | Kwartaalrapportage over AI KPIs, incidenten en ontwikkelingen |
| Wetgeving | Monitoren van EU AI Act, AVG-ontwikkelingen en vertalen naar intern beleid |
5.3.3 Competentieprofiel
De AI Officer beschikt over:
- Basiskennis van AI-technologie en -risico's (geen developer-niveau vereist)
- Kennis van of bereidheid tot verdieping in ISO 42001, EU AI Act en AVG
- Organisatorisch vermogen — processen opzetten en borgen
- Communicatieve vaardigheden — beleid uitleggen aan diverse doelgroepen
- Integriteit en onafhankelijk oordeelsvermogen
5.3.4 Samenwerking met andere rollen
| Rol | Samenwerking |
|---|---|
| Security Officer | Gezamenlijke beoordeling van AI-beveiligingsrisico's; overlap met ISO 27001 controls (A5.19–A5.23) |
| IT Officer | Toolbeheer, toegangsbeheer, technische beoordeling van AI-tools |
| Head of Engineering | AI-gebruik in development-processen; GitHub Copilot, code review AI |
| Directie | Eindverantwoordelijk voor AI in HR-processen; kaderstelling en besluitvorming |
| HR Officer | Administratieve vastlegging van AI-trainingen en bewustwording in personeelsdossiers |
| HR Business Partner (holding) | Adviseert op afroep bij AI-gerelateerde HR-compliancevraagstukken |
| Head of Architecture | Architecturale impact van AI-tools; vendor assessments |
5.3.5 Actiepunt
Actiepunt Directie: Benoem een AI Officer uiterlijk einde maand 1. Vastleg de benoeming formeel (functieomschrijving, taakoverdracht) en communiceer dit naar alle medewerkers.
5.4 Communicatie over AI-beleid
De directie zorgt dat alle medewerkers op de hoogte zijn van het AI-beleid via:
- Aankondiging bij lancering — e-mail van directie bij publicatie van het beleid
- Onboarding — AI-beleid is onderdeel van het onboardingprogramma voor nieuwe medewerkers
- Jaarlijkse reminder — bij de jaarlijkse beleidsreview wordt het beleid opnieuw gecommuniceerd
- Intranet / GMS-site — dit document is voor alle medewerkers toegankelijk
- Training — zie H7 Ondersteuning voor het bewustwordingsprogramma